Artículo 257

(65) Artículo 257.- Todos los aspectos relacionados con los procesos de grabación y destrucción de documentos, deberán quedar a cargo y bajo la responsabilidad del o de los funcionarios que expresamente designe la Sociedad Financiera Popular quienes fungirán como operadores para cada oficina en que se realicen dichas labores, las cuales comprenderán:

1. I.

   Preparar los documentos para grabar y su control posterior hasta ser destruidos;

2. II.

   Controlar la destrucción de libros y papeles que no hayan sido previamente grabados;

3. III.

   Vigilar que el equipo de cómputo de grabación y el o los programas para su creación y consulta, se encuentren en condiciones de máxima eficiencia, y

4. IV.

   Controlar los medios de almacenamiento antes de usarse, durante el proceso de grabación y revisión posterior.

(65) La Sociedad Financiera Popular deberá cuidar que cada medio en que se almacene la imagen digital contenga copia fiel de la documentación original.

(65) Una vez expedida la certificación establecida en el artículo 262 de estas disposiciones, la documentación grabada quedará bajo la custodia del o de los funcionarios que expresamente designe la Sociedad Financiera Popular, quienes fungirán como custodios y serán responsables, a su vez, de su conservación, en un lugar debidamente controlado y acondicionado, para procurar su eficaz protección contra sustracciones, siniestros y destrucción por acción de los elementos naturales, así como para facilitar su consulta, para lo cual deberán clasificarse adecuadamente e integrarse en el índice de archivo correspondiente.