Artículo 304

Artículo 304.- Las Instituciones deberán contar con políticas internas que tengan por objeto establecer lineamientos y procedimientos relativos al manejo y, en su caso, destrucción de libros, registros, documentos y demás información relativa a su contabilidad, que hayan sido o vayan a ser objeto de Microfilmación o Grabación. Dichas políticas deberán ser elaboradas por el Comité de Auditoría y cumplir con lo previsto por el Capítulo VI del Título Segundo de las presentes disposiciones.

Adicionalmente, al elaborar los lineamientos y procedimientos a que se refiere este artículo, las Instituciones deberán prever supuestos para:

1. I.

   Garantizar el adecuado manejo y control de los documentos que contengan la información confidencial de los clientes, a fin de asegurar que exclusivamente accedan a ella las personas que por sus funciones deban conocerla, con independencia de que sea objeto o no de los procesos de Microfilmación o Grabación a que se refiere el presente capítulo.

2. II.

   Cumplir, en todo momento, con las disposiciones aplicables en materia de secreto bancario y fiduciario respecto de la información relativa a las operaciones activas, pasivas y de servicios de sus clientes de conformidad con los Artículos 117 y 118 de la Ley, estableciendo controles estrictos para evitar la sustracción de información relacionada con los libros, registros y documentos en general.

3. III.

   Evitar proporcionar a terceras personas, información que las Instituciones obtengan con motivo de la celebración de operaciones con sus clientes, para la comercialización de productos o servicios por parte de dichas personas, salvo que cuenten con el consentimiento expreso de sus clientes, atento a lo dispuesto en el Artículo 106 fracción XX de la Ley.

4. IV.

   Implementar mecanismos que aseguren que la información pueda ser proporcionada en tiempo y forma a las autoridades financieras competentes, cuando así se lo soliciten.

5. V.

   Obtener copias de toda aquella información que hubiere sido objeto de Microfilmación o Grabación en cualquiera de los sistemas o medios que al efecto utilicen, a fin de que pueda ser utilizada ante la eventual pérdida de los negativos originales de cámara o, en su caso, de la primera copia que se hubiere obtenido de los discos ópticos o magnéticos.

Sección Cuarta Del Truncamiento de cheques